В конфигурации существует набор отчетов, реализованных разработчиками. Эти отчеты видны в опции «Отчеты» меню разделов конфигурации. В отчетах реализованы предопределенные настройки, на основе которых пользователь может делать собственные настройки, сохранять и восстанавливать их.
При открытии формы отчета пользователь видит пустую область данных и командную панель, на которой расположены кнопки управления настройками еще не сформированного отчета, а также кнопки управления данными.
Кнопки управления настройками:
- Настройки: редактор настроек;
- Варианты отчета: выбор предопределенного типа отчета или сохранение пользовательского варианта отчета;
- Сформировать: формирует отчет.
Кнопки управления данными сформированного отчета:
- Найти;
- Развернуть все группы;
- Свернуть все группы;
- Вычислить сумму выделенных ячеек;
- Печать результатов отчета;
- Сохранить результат отчета в файл;
- Отправить отчёт по электронной почте;
- Еще: под этой кнопкой находятся все команды управления данными;
- Справка.
Настройка отчета
Существует два режима настроек отчета:
В простом режиме представлены отборы, предварительно отобранные для этого в колонке «Звездочка» в расширенных настройках отчета.
Для изменения настроек отчета необходимо нажать кнопку «Настройки» →«Вид: Расширенный» на командной панели или зайти в меню «Еще» →«Настройки» →«Вид: Расширенный».
На закладке «Отборы» автоматически показываются предопределенные отборы. Пользователь может добавить отборы из модели данных отчета, удалить или изменить их. Настройка отбора заключается в выборе:
- Поля модели данных отчета, по которому производится отбор;
- Условие:
- Равно – отбор только по выбранному значению поля;
- Не равно – отбор по всем значениям поля, исключая выбранное;
- В списке – возможность сформировать список значений, по которому производится сравнение;
- Не в списке – возможность сформировать список значений, который будет исключен из выбора;
- В группе – если значение для сравнения – это группа иерархического справочника, то учитывается группа и ее подчиненные элементы вниз по иерархии. Если выбран элемент, то аналогично условию «Равно»;
- Не в группе – аналогичное предыдущему сравнение на исключение;
- В группе из списка – аналогично условию «В группе», при этом группы и элементы можно объединять в список. Если выбраны только элементы, аналогично условию «В списке»;
- Не в группе из списка - отбор по всем значениям поля, не входящим в группы из выбранного списка. Если выбраны только элементы, аналогично условию «Не в списке»;
- Заполнено – отбор по всем непустым значениям поля;
- Не заполнено – отбор по всем пустым значениям поля;
- Значение – значение отбора (элемент, группа или список).
- «Звездочка» – расположение отбора:
- В шапке отчета;
- В простом режиме настроек отчета;
- Не показывать – отбор будет отображаться только в расширенном режиме настроек.
- Заголовок – название отбора.
Используя команду «Сгруппировать отборы» меню «Еще» можно реализовать сложные логические операции над условиями отборов. Если условия следуют одно за другим, на одном уровне и не объединены в группу, то между ними предполагается логическое «И».
Группа ИЛИ означает скобки, в которых между условиями применяется операция ИЛИ.
Группа НЕ означает скобки, перед которыми стоит операция отрицания (НЕ), а между условиями внутри которых применятся операция И.
Для отмены группировки необходимо выбрать группу и нажать «Разгруппировать отборы».
На закладке «Поля и сортировки» можно добавить отображаемые поля, удалить их или изменить. Также можно настроить сортировки значений полей по возрастанию и по убыванию.
На закладке «Оформление» настраивается оформление полей отчета. Оформление может быть:
- Безусловным: оформление любого поля данных модели данных отчета в указанном одном или нескольких разделах отчета;
- Условным, где определяется логическое условие, при котором будет действовать оформление. Условие оформления задается аналогично условию в настройках отбора.
На закладке «Структура» происходит формирование структуры отчета: установление иерархии данных, вставка таблиц или диаграмм.
Сохранение настроек отчета
Настройки отчета сохраняются с помощью кнопок на командной панели: Вариант отчета →Сохранить вариант отчета. В открывшейся форме нужно ввести название варианта, затем выбрать, кому будет доступен этот вариант отчета: только автору или всем пользователям. Также можно настроить видимость и размещение отчёта в панели отчетов.
После этого сохраненный вариант отчета будет доступен на командной панели под кнопкой «Варианты отчета». Можно сохранить несколько пользовательских вариантов отчета.
Операции с данными отчета
Управление данными происходит с помощью кнопок командной панели.
- Найти: поиск значения по отчету;
- Развернуть все группы;
- Свернуть все группы;
- Вычислить сумму выделенных ячеек;
- Печать результатов отчета;
- Сохранить результат отчета в файл: сохранение результатов отчета в распространенных типах файла (*.mxl, *.htm, *.pdf, *.xsls, *.xls, *.ods, *.docx, *.txt);
- Отправить отчёт по электронной почте: отправка отчета по электронной почте, создание рассылки для него или включение его в существующую рассылку;
- Еще: дополнительные настройки и возможности отчета.
С помощью контекстного меню в области группировок есть возможность развернуть или свернуть структуру отчета до указанного уровня.
Также сворачивать и разворачивать группы можно с помощью знаков «–» и «+» в левой части отчета.
